เวลาขององค์กรมีค่า การจัดซื้อจึงไม่ควรยุ่งยาก
แต่ละวันของฝ่ายจัดซื้อมักเริ่มต้นจากการค้นหาใบเสนอราคาจากผู้จำหน่ายหลายแหล่ง เพื่อนำมาเปรียบเทียบราคาและความเหมาะสม จากนั้นจึงติดต่อสอบถามรายละเอียดสินค้าเพื่อให้ได้สเปกตรงตามความต้องการ พร้อมทั้งติดตามใบกำกับภาษีที่บางครั้งอาจได้รับไม่ครบถ้วน และตรวจสอบสถานการณ์จัดส่งสินค้าด้วยตนเองในทุกขั้นตอน
แต่ละวันของฝ่ายจัดซื้อมักเริ่มต้นจากการค้นหาใบเสนอราคาจากผู้จำหน่ายหลายแหล่ง เพื่อนำมาเปรียบเทียบราคาและความเหมาะสม จากนั้นจึงติดต่อสอบถามรายละเอียดสินค้าเพื่อให้ได้สเปกตรงตามความต้องการ พร้อมทั้งติดตามใบกำกับภาษีที่บางครั้งอาจได้รับไม่ครบถ้วน และตรวจสอบสถานการณ์จัดส่งสินค้าด้วยตนเองในทุกขั้นตอน
“อย่าเสียเวลาไปกับการจัดซื้อที่ยุ่งยาก” จนกลายเป็นต้นทุนที่มองไม่เห็น กระทั่งส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน และภาพรวมขององค์กร
เวลาขององค์กร คือทรัพยากรที่มีมูลค่าสูงที่สุด
ทุกองค์กรพูดถึงการบริหารงบประมาณ การควบคุมต้นทุน และการเพิ่มประสิทธิภาพ แต่สิ่งหนึ่งที่มักมองข้ามคือ เวลาของพนักงาน ที่ใช้ไปกับกระบวนการที่ไม่ได้สร้างมูลค่าให้องค์กร
เมื่อพนักงานฝ่ายจัดซื้อต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงต่อสัปดาห์ไปกับการตามหาผู้จำหน่าย เปรียบเทียบราคา และติดตามเอกสาร นั่นคือเวลาที่ควรนำไปใช้กับงานที่สร้างมูลค่าให้องค์กรมากกว่า เช่น การวางแผนงบประมาณระยะยาว การวิเคราะห์ความคุ้มค่าของการลงทุน หรือการพัฒนากระบวนการทำงานให้ดียิ่งขึ้น
เมื่อลองคำนวณเป็นตัวเลข หากพนักงานฝ่ายจัดซื้อใช้เวลาเฉลี่ย 5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ไปกับขั้นตอนการจัดซื้อที่ไม่จำเป็น จะเท่ากับสูญเสียเวลาทำงานกว่า 260 ชั่วโมงต่อปี หรือคิดเป็นเวลาทำงานของพนักงาน 1 คน เป็นระยะเวลาประมาณ 1 เดือนครึ่ง ซึ่งเป็นเวลาที่สามารถนำไปสร้างมูลค่าให้กับองค์กรได้มากกว่าการทำงานซ้ำ ๆ
4 สาเหตุ ของความยุ่งยากด้านการจัดซื้อ
1. การกระจายตัวของผู้จำหน่าย
การประสานงานกับผู้จำหน่ายหลายรายในสินค้าที่แตกต่างกัน เช่น ผู้จำหน่ายคอมพิวเตอร์รายหนึ่ง ผู้จำหน่ายเครื่องพิมพ์อีกราย และผู้จำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานอีกราย แต่ละรายมีขั้นตอนการสั่งซื้อ เงื่อนไขการชำระเงิน และรูปแบบเอกสารที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง ทำให้ฝ่ายจัดซื้อต้องจดจำและจัดการหลายระบบไปพร้อมกัน
2. เอกสารไม่ครบถ้วน หรือไม่ตรงตามมาตรฐาน
องค์กรและหน่วยงานราชการมีข้อกำหนดด้านเอกสารที่ชัดเจน ทั้งใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี และเอกสารประกอบการจัดซื้ออื่น ๆ หากผู้จำหน่ายไม่สามารถจัดเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนตั้งแต่ครั้งแรก จะทำให้เสียเวลาติดต่อหลายรอบ จึงเกิดการล่าช้ากว่าที่ควรเป็น
3. ขาดความเข้าใจในเงื่อนไขเฉพาะขององค์กร
ผู้จำหน่ายทั่วไปที่ไม่คุ้นเคยกับการทำงานขององค์กรขนาดใหญ่ หรือหน่วยงานราชการ อาจไม่เข้าใจความจำเป็นของเครดิตเทอม ระบบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ หรือขั้นตอนการอนุมัติภายในที่ต้องผ่านหลายระดับ ทำให้กระบวนการที่ควรราบรื่นกลับสะดุดบ่อยครั้ง
4. การติดตามสถานะไม่ชัดเจน
เมื่อสั่งซื้อไปแล้ว หลายองค์กรประสบปัญหาไม่สามารถติดตามสถานะการจัดส่งได้ชัดเจน ต้องโทรศัพท์หรือส่งอีเมลสอบถามซ้ำหลายครั้ง ซึ่งสร้างความไม่แน่นอนในการวางแผนงานที่เกี่ยวข้อง
ผลกระทบที่เกิดขึ้น เมื่อการจัดซื้อยุ่งยากเกินไป
1. การทำงานล่าช้า
เมื่ออุปกรณ์ที่จำเป็นมาไม่ทันเวลา โครงการหรือแผนงานที่เกี่ยวข้องย่อมล่าช้าตามไปด้วย ในบางกรณีอาจส่งผลกระทบต่อกำหนดเวลาที่ผูกพันกับลูกค้าหรือหน่วยงานภายนอก
2. ต้นทุนแอบแฝงสะสม
เวลาที่พนักงานเสียไปกับกระบวนการจัดซื้อที่ไม่มีประสิทธิภาพ คือต้นทุนค่าแรงที่องค์กรจ่ายไปโดยไม่ได้ผลตอบแทนที่คุ้มค่า ยิ่งกระบวนการยุ่งยากมากเท่าไหร่ ต้นทุนแอบแฝงนี้ก็ยิ่งสูงขึ้นตามไปด้วย
3. ความเครียดสะสมของพนักงานฝ่ายจัดซื้อ
งานจัดซื้อที่ต้องตามเรื่องซ้ำซากและแก้ไขปัญหาเอกสารตลอดเวลา สร้างความเหนื่อยล้าและความเครียดให้กับพนักงาน ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานในระยะยาวและอาจนำไปสู่อัตราการลาออก
4. โอกาสทางธุรกิจที่เสียไป
บางกรณีความล่าช้าในการจัดซื้ออุปกรณ์สำคัญ อาจทำให้องค์กรพลาดโอกาสทางธุรกิจ เช่น ไม่สามารถเริ่มโครงการใหม่ได้ตามกำหนด หรือไม่สามารถรองรับการขยายทีมงานได้ทันเวลาที่ต้องการ
หลักการจัดซื้อที่องค์กรควรยึดถือ เพื่อลดความยุ่งยาก
1. รวมศูนย์ผู้จำหน่ายให้น้อยที่สุด
การเลือกผู้จำหน่ายที่ให้บริการสินค้าครอบคลุมทุกประเภทตามต้องการในที่เดียว ช่วยลดความซับซ้อนด้านการประสานงาน ลดปัญหาการติดต่อหลายเจ้าสำหรับสินค้าแต่ละประเภท อีกทั้ง การมีพาร์ทเนอร์เดียวที่เข้าใจความต้องการขององค์กร ช่วยประหยัดเวลาได้เป็นอย่างดี
2. เลือกผู้จำหน่ายที่เข้าใจระบบเอกสารขององค์กร
ผู้จำหน่ายที่มีประสบการณ์ทำงานกับองค์กรและหน่วยงานราชการมายาวนาน จะเข้าใจความจำเป็นของเอกสารแต่ละประเภท สามารถจัดเตรียมใบเสนอราคา ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบ และเอกสารประกอบการจัดซื้อให้ครบถ้วนตั้งแต่ครั้งแรก โดยไม่ต้องเสียเวลาติดตามซ้ำ
3. มองหาเงื่อนไขที่ตอบโจทย์บริหารกระแสเงินสด
เครดิตเทอมที่เหมาะสมช่วยให้องค์กรบริหารงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ต้องสำรองเงินสดจำนวนมากเพื่อรอการเบิกจ่ายตามรอบงบประมาณ ผู้จำหน่ายที่เข้าใจจังหวะการเงินขององค์กรจะช่วยให้กระบวนการจัดซื้อราบรื่นกว่าผู้จำหน่ายที่ต้องการรับเงินทันที
4. ใช้ระบบที่รองรับมาตรฐานการจัดซื้อภาครัฐ
สำหรับหน่วยงานราชการ การเลือกผู้จำหน่ายที่มีความเข้าใจระบบ e-GP และระเบียบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ ช่วยลดความผิดพลาดและความล่าช้าที่มักเกิดจากเอกสารไม่ตรงตามข้อกำหนด
5. ติดตามสถานะได้ชัดเจนตลอดกระบวนการ
ผู้จำหน่ายที่ดีควรให้ข้อมูลสถานะการสั่งซื้อที่ชัดเจน ตั้งแต่การยืนยันคำสั่งซื้อ การเตรียมสินค้า ไปจนถึงการจัดส่ง เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถวางแผนงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างแม่นยำ
Unique Business Center พร้อมเป็นพาร์ทเนอร์ที่ดีแก่คุณ
ด้วยประสบการณ์มากกว่า 19 ปี เพื่อการบริการองค์กร หน่วยงานราชการ และรัฐวิสาหกิจ Unique Business Center เข้าใจดีว่าเวลาขององค์กรมีค่ามากเกินกว่าจะเสียไปกับกระบวนการจัดซื้อที่ยุ่งยาก เราจึงออกแบบบริการให้ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรอย่างครบถ้วนในที่เดียว
ตั้งแต่สินค้า IT, เครื่องใช้ไฟฟ้า, ซอฟต์แวร์ หรืออุปกรณ์สำนักงานครบวงจร ฯลฯ ตลอดจนมีเอกสารถูกต้องครบถ้วนตั้งแต่ครั้งแรก ไม่ว่าจะเป็นใบเสนอราคา, ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ หรือเอกสารรองรับระบบ e-GP สำหรับหน่วยงานราชการ ไปจนถึงเครดิตเทอม 30-60 วัน ช่วยให้องค์กรบริหารกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทีมงานที่ดูแลลูกค้าองค์กรโดยเฉพาะ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคำสั่งซื้อได้รับการติดตามอย่างใกล้ชิด
หลักการที่เรายึดถือมาตลอดคือ "ครบ คุ้ม จบ" เพื่อให้องค์กรคุณมีเวลาไปโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญกว่า นั่นคือการเติบโตและพัฒนาธุรกิจหรือภารกิจขององค์กรให้ก้าวหน้าต่อไป
เพราะฉะนั้นแล้ว เวลาที่องค์กรเสียไปกับกระบวนการจัดซื้อที่ยุ่งยากนั้น ไม่ใช่แค่ความไม่สะดวกเล็กน้อย แต่เป็นต้นทุนที่สะสมและส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพโดยรวมในระยะยาว การเลือกพาร์ทเนอร์ที่เข้าใจความต้องการขององค์กรอย่างแท้จริง สามารถจัดหาสินค้าครบถ้วน ออกเอกสารถูกต้อง และให้เงื่อนไขที่เหมาะสมกับการบริหารงบประมาณ เสมือนกุญแจสำคัญที่ช่วยประหยัดเวลา และต้นทุน
บทความที่เกี่ยวข้อง
เครื่องสำรองไฟ UPS ยี่ห้อไหนดี เลือกขนาดอย่างไร
UPS แต่ละแบบต่างกันยังไง เลือกขนาด VA เท่าไรถึงพอ พร้อมรุ่นจริง เรื่องแบตเตอรี่ และมุมจัดซื้อองค์กร
โปรเจกเตอร์พกพา Wanbo รุ่นไหนดี เลือกอย่างไร
เทียบโปรเจกเตอร์พกพา Wanbo แต่ละรุ่น พร้อมวิธีเลือกความสว่าง ANSI ความละเอียด และระบบสมาร์ทให้ตรงกับการใช้งาน
Mini PC มินิพีซี คืออะไร เลือกอย่างไรให้คุ้ม
Mini PC เหมาะกับงานแบบไหน สเปกที่ควรดู และเมื่อไหร่ควรเลือกแทนคอมตั้งโต๊ะ พร้อมรุ่นจริงและมุมจัดซื้อองค์กร