วิธีเลือกแฟ้มผูกเชือกให้เหมาะกับงาน
แฟ้มผูกเชือกเป็นแฟ้มกระดาษแข็งที่ใช้เชือกผูกปิดปากแฟ้ม เหมาะกับการเก็บเอกสารจำนวนมากเป็นชุด เช่น เอกสารบัญชีรายเดือน สัญญา แฟ้มประวัติ หรือเอกสารที่ปิดงานแล้วต้องเก็บเข้าคลัง จุดเด่นคือจุเอกสารได้เยอะ ราคาประหยัด และเขียนหน้าปกระบุเนื้อหาได้ทันที
- ขนาดเอกสาร A4 หรือ F4: เลือกตามขนาดกระดาษที่เก็บจริง รุ่นตราขวานมีทั้ง No.A16 และ No.A17 สำหรับ A4 และ No.F16 กับ No.F17 สำหรับ F4 ถ้าเอกสารในชุดมีทั้งสองขนาดปน ให้เลือก F4 เพื่อไม่ให้ขอบกระดาษโผล่พ้นแฟ้ม
- สันติดหรือสันหลุด: แฟ้มสันติดอย่างตรากวาง 3 นิ้ว มีสันเชื่อมกับตัวแฟ้มถาวร แข็งแรงและตั้งเรียงบนชั้นได้เป็นระเบียบ ส่วนแฟ้มสันหลุดถอดแยกสันได้ ยืดหยุ่นเรื่องความหนาของเอกสาร เหมาะกับงานที่ปริมาณเอกสารแต่ละชุดไม่เท่ากัน
- แนวตั้งหรือแนวนอน: รุ่นแนวนอนอย่างตราขวาน No.A17 และ No.F17 เปิดด้านยาวของกระดาษ เหมาะกับเอกสารที่เย็บมุมหรือเจาะรูด้านสั้น ส่วนแนวตั้งเหมาะกับเอกสารทั่วไปที่เย็บมุมซ้ายบน ลองดูวิธีเย็บเอกสารของทีมก่อนเลือก จะได้เปิดอ่านสะดวก
- สีของแฟ้มสำหรับแยกหมวด: รุ่นคละสีช่วยให้ทำระบบแยกประเภทเอกสารด้วยสายตาได้ เช่น สีหนึ่งต่อหนึ่งแผนกหรือหนึ่งปีงบ ส่วนสีขาวเหมาะกับสำนักงานที่ต้องการความเป็นระเบียบแบบเดียวกันทั้งชั้นวางและเขียนหน้าปกอ่านง่าย
- ความหนาของสัน: ถ้าเอกสารต่อชุดหนามาก เลือกแฟ้มที่ระบุความกว้างสัน เช่น สัน 3 นิ้ว จะปิดแฟ้มได้สนิทโดยเชือกไม่ตึงจนฉีกปกหลังใช้ไปนานๆ
คำถามที่พบบ่อย
แฟ้มผูกเชือกใส่เอกสารได้กี่แผ่น? ขึ้นกับความกว้างสันของแต่ละรุ่น รุ่นสันหนาอย่าง 3 นิ้วจุเอกสารได้หลายร้อยแผ่น ข้อแนะนำคืออย่าใส่จนเชือกผูกไม่ถึง เพราะปกจะบิดงอและเชือกขาดเร็ว หากเอกสารเกินให้แยกเป็นสองแฟ้มแล้วเขียนกำกับเล่ม 1 และเล่ม 2
ต่างจากแฟ้มสันกว้างแบบห่วงอย่างไร? แฟ้มผูกเชือกไม่ต้องเจาะรูเอกสาร ใส่เอกสารทั้งชุดได้เลยและราคาถูกกว่า เหมาะกับการเก็บถาวร ส่วนแฟ้มห่วงเหมาะกับเอกสารที่ต้องเปิดใช้ ถอดเข้าออก หรือเรียงลำดับใหม่บ่อยๆ