วิธีเลือกเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน All-in-One ให้เหมาะกับงาน
เครื่องมัลติฟังก์ชันรวมงานพิมพ์ ถ่ายเอกสาร สแกน และบางรุ่นมีแฟกซ์ไว้ในเครื่องเดียว เหมาะกับออฟฟิศที่อยากลดจำนวนอุปกรณ์บนโต๊ะและงบจัดซื้อ ตั้งแต่โฮมออฟฟิศที่ใช้ Brother DCP-T730DW+ ระบบแท็งก์ ไปจนถึงแผนกใหญ่ที่ใช้เครื่องเลเซอร์สีอย่าง Brother MFC-L8900CDW หรือ HP LaserJet Pro MFP 4103FDN
- เทคโนโลยีการพิมพ์ อิงค์แท็งก์หรือเลเซอร์: อิงค์แท็งก์อย่าง DCP-T730DW+ ได้เปรียบเรื่องต้นทุนหมึกสีต่อแผ่นและงานภาพ เหมาะกับร้านค้าและออฟฟิศเล็ก ส่วนเลเซอร์อย่าง Pantum CM2200FDW หรือ Brother MFC-L6900DW เร็วกว่าและเหมาะกับเอกสารปริมาณมากต่อวัน
- ถาดป้อนเอกสารอัตโนมัติ (ADF): ถ้าต้องถ่ายเอกสารหรือสแกนงานทีละหลายสิบหน้า ADF คือฟีเจอร์ที่ขาดไม่ได้ เพราะวางปึกกระดาษแล้วเครื่องดึงเอง ไม่ต้องเปิดฝาวางทีละแผ่น รุ่นสำนักงานส่วนใหญ่ในหมวดนี้มี ADF แต่ความจุต่างกัน ควรเทียบกับปริมาณงานจริง
- ฟังก์ชันที่ต้องใช้จริง ดูจากรหัสรุ่น: รุ่น DCP คือพิมพ์ ถ่ายเอกสาร สแกน ส่วนรุ่น MFC และรุ่นที่มีตัว F เพิ่มแฟกซ์เข้ามา ถ้าองค์กรยังรับส่งแฟกซ์กับคู่ค้า ให้เลือกตระกูล MFC เช่น MFC-L8690CDW แต่ถ้าไม่ใช้แฟกซ์แล้ว เลือก DCP จะไม่จ่ายเผื่อฟังก์ชันที่ไม่ได้ใช้
- พิมพ์และสแกนสองหน้าอัตโนมัติ: รุ่นที่มี D ในชื่อพิมพ์สองหน้าได้เอง บางรุ่นระดับสูงยังสแกนสองหน้าผ่าน ADF ได้ในรอบเดียว ซึ่งช่วยงานแปลงเอกสารเก่าเป็นไฟล์ได้เร็วขึ้นมาก ควรเช็กสเปกข้อนี้ถ้ามีงานสแกนสัญญาหรือเอกสารสองหน้าบ่อย
- การเชื่อมต่อในออฟฟิศ: W คือ Wi-Fi และ N คือพอร์ตแลน ถ้าเครื่องเป็นเครื่องกลางของทั้งชั้น การต่อสายแลนจะเสถียรกว่าตอนมีคนสั่งพิมพ์พร้อมกันหลายคน
คำถามที่พบบ่อย
เครื่องเดียวทำได้ทุกอย่าง จะพังง่ายกว่าซื้อแยกไหม? ไม่จำเป็น เครื่องมัลติฟังก์ชันรุ่นสำนักงานออกแบบมารับงานต่อเนื่องอยู่แล้ว ข้อควรคิดคือถ้าเครื่องเข้าซ่อม งานพิมพ์ สแกน และถ่ายเอกสารจะหยุดพร้อมกัน องค์กรที่งานหยุดไม่ได้อาจสำรองเครื่องพิมพ์ตัวเล็กไว้อีกเครื่อง
สแกนแล้วส่งไฟล์ไปที่ไหนได้บ้าง? รุ่นสำนักงานส่วนใหญ่สแกนเป็นไฟล์ส่งเข้าคอมพิวเตอร์ อีเมล หรือโฟลเดอร์กลางบนเครือข่ายได้โดยตรงจากหน้าเครื่อง ลดขั้นตอนไม่ต้องไปเปิดโปรแกรมที่คอมพิวเตอร์ทุกครั้ง