วิธีเลือกซองจดหมายให้เหมาะกับงาน
ซองจดหมายเป็นของใช้พื้นฐานของทุกสำนักงาน ใช้ส่งเอกสารทางไปรษณีย์ แนบใบแจ้งหนี้ ส่งจดหมายเชิญ หรือใส่เอกสารส่งภายในองค์กร หมวดนี้รวมตั้งแต่ซองขาว ซองสี ซองฟ้า ไปจนถึงซองแอร์เมล์ลายธงชาติสำหรับส่งต่างประเทศ การเลือกให้ถูกประเภทช่วยให้เอกสารดูเป็นมืออาชีพและถึงปลายทางเรียบร้อย
- ประเภทซองตามการใช้งาน: ซองขาวหรือซองฟ้าตราเพชรเหมาะกับจดหมายธุรกิจทั่วไปในประเทศ ซองแอร์เมล์ตรา 666 ที่มีลายธงชาติหรือลายเครื่องบินออกแบบมาสำหรับจดหมายส่งต่างประเทศโดยเฉพาะ ส่วนซองสีลายดอกไม้เหมาะกับการ์ดเชิญหรือจดหมายกึ่งทางการ
- ขนาดต้องรับกับเอกสาร: ซอง C6 ใส่กระดาษ A4 พับสี่หรือการ์ดขนาดเล็ก ซองขนาด 6 1/2 นิ้ว และ 7 นิ้ว รองรับ A4 พับสามตอนซึ่งเป็นมาตรฐานจดหมายธุรกิจ ถ้าเอกสารหลายแผ่นให้ขยับไปขนาด 9 อย่างซองแอร์เมล์หนา No.9 จะใส่ง่ายกว่า
- ลักษณะฝาซอง: ฝาสามเหลี่ยมให้ภาพลักษณ์แบบจดหมายดั้งเดิม เหมาะกับการ์ดและจดหมายทางการ ส่วนฝาขนานเหมาะกับการใส่เอกสารจำนวนมากอย่างรวดเร็ว และรุ่นผนึกช่วยให้ปิดซองได้เร็วขึ้นเมื่อต้องส่งเป็นล็อตใหญ่
- ความหนาของกระดาษซอง: เอกสารสำคัญหรือส่งไกล ควรเลือกซองรุ่นหนาเพื่อกันฉีกขาดและกันมองทะลุ ซองบางเหมาะกับเอกสารภายในที่เดินทางไม่ไกล
- สีซองช่วยจัดระบบงาน: หลายสำนักงานใช้สีแยกประเภทเอกสาร เช่น ซองฟ้าสำหรับการเงิน ซองขาวสำหรับจดหมายออกภายนอก ทำให้ฝ่ายสารบรรณคัดแยกได้เร็วขึ้น
คำถามที่พบบ่อย
ซองแอร์เมล์ใช้ส่งในประเทศได้ไหม? ได้ ไม่มีข้อห้าม แต่ลายขอบธงชาติสื่อถึงจดหมายต่างประเทศ งานเอกสารธุรกิจในประเทศนิยมใช้ซองขาวหรือซองฟ้าเรียบมากกว่าเพื่อความเป็นทางการ
ขนาด 6 1/2 กับ 7 นิ้ว เลือกอย่างไร? ทั้งสองขนาดใส่ A4 พับสามได้ ต่างกันที่ความหลวม ขนาด 7 นิ้วใส่เอกสาร 2-3 แผ่นได้คล่องกว่า ถ้าส่งจดหมายแผ่นเดียวเป็นหลัก ขนาด 6 1/2 นิ้วพอดีตัวและดูเรียบร้อย