วิธีเลือกเครื่องแฟกซ์ให้เหมาะกับงาน

เครื่องแฟกซ์ยังเป็นช่องทางรับส่งเอกสารที่หลายองค์กรและคู่ค้าบางกลุ่มกำหนดให้ใช้ โดยเฉพาะงานเอกสารที่ต้องการหลักฐานการส่งแบบทันที เช่น ใบสั่งซื้อ ใบยืนยันราคา หรือเอกสารเซ็นรับรอง สำนักงานที่ยังต้องติดต่อกับหน่วยงานหรือบริษัทที่ใช้แฟกซ์เป็นหลักจึงยังจำเป็นต้องมีเครื่องไว้ประจำ

ระบบพิมพ์ของเครื่อง: เครื่องแฟกซ์ระบบเลเซอร์อย่าง Brother FAX-2840 ใช้ผงหมึกโทนเนอร์ ข้อดีคือหมึกไม่แห้งตันแม้ไม่ได้ใช้งานนานหลายสัปดาห์ ต่างจากระบบอิงค์เจ็ทที่หัวพิมพ์อาจตันถ้ารับแฟกซ์ไม่บ่อย สำนักงานที่รับแฟกซ์เป็นครั้งคราวจึงเหมาะกับระบบเลเซอร์มากกว่า
หน่วยความจำรับเอกสาร: เลือกเครื่องที่เก็บแฟกซ์เข้าไว้ในหน่วยความจำได้เมื่อกระดาษหรือหมึกหมด เพื่อไม่ให้เอกสารสำคัญหายระหว่างที่ไม่มีคนอยู่ดูแลเครื่อง เช่น รับแฟกซ์เข้ามาช่วงกลางคืนหรือวันหยุด
ตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติ: ถ้าต้องส่งเอกสารครั้งละหลายหน้า ตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติ (ADF) ช่วยให้วางปึกเอกสารแล้วเครื่องดึงส่งเองทีละแผ่น ไม่ต้องยืนป้อนทีละหน้า ตรวจสอบความจุของถาดป้อนว่ารองรับจำนวนหน้าที่ส่งบ่อยได้
โทรศัพท์และการใช้สายร่วม: เครื่องแฟกซ์ส่วนใหญ่มีหูโทรศัพท์ในตัวและระบบแยกแยะสายเรียกเข้าอัตโนมัติว่าเป็นสายสนทนาหรือสัญญาณแฟกซ์ ถ้าออฟฟิศใช้เบอร์เดียวร่วมกันทั้งโทรและแฟกซ์ ฟังก์ชันนี้จำเป็นมาก
ค่าหมึกต่อแผ่นและวัสดุสิ้นเปลือง: เครื่องเลเซอร์ใช้โทนเนอร์และดรัมเป็นวัสดุสิ้นเปลืองหลัก ควรตรวจสอบว่าตลับหมึกของรุ่นที่เลือกหาซื้อง่าย เพราะเครื่องแฟกซ์มักถูกใช้งานต่อเนื่องหลายปีโดยไม่เปลี่ยนเครื่อง

คำถามที่พบบ่อย

ยุคนี้ควรซื้อเครื่องแฟกซ์อยู่ไหม ในเมื่อมีอีเมลแล้ว? ถ้าคู่ค้าหรือองค์กรที่ติดต่อยังกำหนดให้รับส่งเอกสารทางแฟกซ์ ก็ยังจำเป็น เพราะเป็นข้อกำหนดของฝั่งปลายทางที่เราเปลี่ยนแทนไม่ได้ ข้อดีของแฟกซ์คือมีรายงานยืนยันการส่งสำเร็จเป็นหลักฐานทันที

เครื่องแฟกซ์ใช้ถ่ายเอกสารได้ด้วยไหม? ได้ รุ่นอย่าง Brother FAX-2840 ทำสำเนาเอกสารขาวดำได้ในตัว เหมาะสำหรับถ่ายสำเนาจำนวนไม่มากโดยไม่ต้องเดินไปใช้เครื่องถ่ายเอกสารส่วนกลาง

ต้องใช้สายโทรศัพท์แบบไหน? ใช้คู่สายโทรศัพท์บ้านแบบอนาล็อกมาตรฐาน ถ้าออฟฟิศใช้ระบบตู้สาขาหรืออินเทอร์เน็ตโฟน ควรสอบถามผู้ให้บริการก่อนว่ารองรับสัญญาณแฟกซ์หรือไม่ เพราะบางระบบส่งแฟกซ์ไม่ผ่าน

เครื่องแฟกซ์

วิธีเลือกเครื่องแฟกซ์ให้เหมาะกับงาน

คำถามที่พบบ่อย

เครื่องโทรสาร/แฟกซ์ BROTHER FAX-2840