วิธีเลือกกระดาษบัญชีให้เหมาะกับงาน
กระดาษบัญชีคือแบบฟอร์มสำเร็จรูปที่ตีเส้นตารางและช่องตัวเลขไว้พร้อมใช้ สำหรับลงรายการบัญชีด้วยลายมือ ผู้ใช้หลักคือสำนักงานบัญชี ร้านค้า กิจการขนาดเล็ก และฝ่ายบัญชีที่ยังเก็บเอกสารบางส่วนเป็นกระดาษควบคู่กับระบบดิจิทัล การเลือกให้ตรงรูปแบบตั้งแต่แรกช่วยให้ลงรายการเป็นระเบียบและเข้าแฟ้มได้พอดี
- จำนวนรูต้องตรงกับแฟ้มที่ใช้: กระดาษบัญชี RJS มีทั้งแบบ 2 รูสำหรับแฟ้มห่วงทั่วไป และแบบ 30 รูสำหรับแฟ้มบัญชีโดยเฉพาะซึ่งยึดกระดาษแน่นตลอดขอบ เปิดปิดบ่อยแค่ไหนกระดาษก็ไม่ขาดจากรูง่าย ตรวจสอบแฟ้มที่มีอยู่ก่อนสั่งซื้อเสมอ
- รูปแบบช่องให้ตรงกับสมุดบัญชี: แบบ 2 ช่องเหมาะกับการลงรับกับจ่ายอย่างง่าย แบบ 3 ช่องเพิ่มช่องยอดคงเหลือ ส่วนแบบ 4 ช่องรองรับการแยกรายละเอียดมากขึ้น เลือกตามผังบัญชีที่กิจการใช้จริงเพื่อไม่ต้องขีดเส้นเพิ่มเอง
- แบบแยกประเภทสำหรับสมุดขั้นปลาย: กระดาษแบบแยกประเภทออกแบบมาสำหรับผ่านรายการจากสมุดรายวันไปยังบัญชีแยกประเภทรายตัว ใครที่ทำบัญชีครบวงจรด้วยมือควรมีทั้งแบบธรรมดาและแบบแยกประเภทคู่กัน
- สต็อกการ์ดสำหรับคุมสินค้า: แบบสต็อกการ์ดใช้บันทึกรับเข้า จ่ายออก และยอดคงเหลือของสินค้าแต่ละรายการ เหมาะกับร้านค้าและคลังสินค้าขนาดเล็กที่ต้องการคุมสต๊อกแบบเห็นภาพเร็วโดยไม่ต้องเปิดคอมพิวเตอร์
- ปริมาณการใช้ต่อเดือน: งานบัญชีเป็นงานต่อเนื่องทุกเดือน ประเมินจากจำนวนรายการต่อวันคูณวันทำการ แล้วสำรองเผื่อช่วงปิดงบที่ปริมาณเอกสารเพิ่มขึ้นกว่าปกติ
คำถามที่พบบ่อย
แบบ 2 รูกับ 30 รูควรเลือกอันไหน? ถ้าเอกสารถูกเปิดดูบ่อยหรือเก็บระยะยาว แบบ 30 รูทนกว่าเพราะน้ำหนักการดึงกระจายทั่วขอบกระดาษ ส่วนแบบ 2 รูสะดวกกว่าถ้าใช้แฟ้มห่วงมาตรฐานที่มีอยู่แล้วและเอกสารไม่ถูกพลิกบ่อย
ใช้กับเครื่องพิมพ์ได้ไหม? กระดาษบัญชีออกแบบมาสำหรับเขียนด้วยมือเป็นหลัก ทั้งปากกาลูกลื่นและปากกาหมึกซึมเขียนได้คมชัด หากต้องการพิมพ์จากระบบ ควรใช้กระดาษต่อเนื่องหรือฟอร์มสำหรับเครื่องพิมพ์แทน