การจัดซื้ออุปกรณ์ IT สำหรับหน่วยงานราชการมีขั้นตอนที่ชัดเจนตามระเบียบพัสดุ และต้องดำเนินการผ่านระบบ e-GP ของกรมบัญชีกลาง บทความนี้รวบรวม ตัวอย่างการจัดซื้อ IT ที่พบบ่อยในหน่วยงานราชการ พร้อมขั้นตอนปฏิบัติที่ฝ่ายจัดซื้อสามารถนำไปใช้ได้ทันที

ตัวอย่างที่ 1: โรงเรียนจัดซื้อคอมพิวเตอร์ 30 เครื่องสำหรับห้องปฏิบัติการ

สถานการณ์: โรงเรียนมัธยมศึกษาแห่งหนึ่งได้รับงบประมาณประจำปีสำหรับจัดซื้อคอมพิวเตอร์ห้องปฏิบัติการ จำนวน 30 เครื่อง เพื่อทดแทนเครื่องเดิมที่ใช้งานมานานกว่า 7 ปี

ความต้องการหลัก:

คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ (Desktop PC) 30 เครื่อง
สเปกรองรับการเรียนการสอนวิชาคอมพิวเตอร์และมัลติมีเดีย
จอภาพขนาดไม่ต่ำกว่า 21.5 นิ้ว
ระบบปฏิบัติการลิขสิทธิ์ถูกต้อง
งบประมาณรวมไม่เกิน 750,000 บาท

Step 1 — สำรวจความต้องการ

ฝ่ายวิชาการร่วมกับครูผู้สอนสำรวจความต้องการ ระบุจำนวนเครื่อง สเปกขั้นต่ำที่ต้องใช้ในการเรียนการสอน และจัดทำบันทึกข้อความเสนอผู้อำนวยการ

Step 2 — กำหนดสเปกและ TOR

กำหนดรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะ (TOR) ตามเกณฑ์ราคากลาง ICT ของกระทรวงดิจิทัลฯ ระบุสเปกขั้นต่ำ เช่น CPU, RAM, Storage, จอภาพ, ระบบปฏิบัติการ, ซอฟต์แวร์ที่จำเป็น

Step 3 — ขอใบเสนอราคาจากผู้ขาย

ติดต่อผู้จำหน่ายที่มีประสบการณ์ด้านการจัดซื้อภาครัฐ ขอใบเสนอราคาตามสเปกที่กำหนด เปรียบเทียบราคาจากผู้ขายอย่างน้อย 3 ราย

Step 4 — ดำเนินการจัดซื้อผ่าน e-GP

ลงประกาศจัดซื้อจัดจ้างในระบบ e-GP ตามวงเงินงบประมาณ:

วงเงินไม่เกิน 500,000 บาท: วิธีเฉพาะเจาะจง
วงเงินเกิน 500,000 บาท: วิธี e-bidding

Step 5 — ตรวจรับและส่งมอบ

แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับ ตรวจสอบสเปกตรงตาม TOR ทุกเครื่อง ทดสอบการทำงาน รับใบกำกับภาษีและเอกสารรับประกัน

ตัวอย่างที่ 2: สำนักงานเขตจัดซื้อเครื่องพิมพ์ 10 เครื่อง

สถานการณ์: สำนักงานเขตในกรุงเทพมหานครต้องการจัดซื้อเครื่องพิมพ์เลเซอร์ขาวดำ จำนวน 10 เครื่อง สำหรับกระจายใช้งานในแต่ละฝ่าย

ความต้องการหลัก:

เครื่องพิมพ์เลเซอร์ขาวดำ 10 เครื่อง
รองรับการพิมพ์งานปริมาณมาก (Duty Cycle สูง)
รองรับการพิมพ์ 2 หน้าอัตโนมัติ (Auto Duplex)
เชื่อมต่อ Wi-Fi และ LAN ได้
ต้นทุนต่อแผ่นต่ำ ประหยัดงบค่าหมึก
งบประมาณรวมไม่เกิน 150,000 บาท

Step 1 — สำรวจความต้องการแต่ละฝ่าย

สอบถามปริมาณการพิมพ์ต่อเดือนของแต่ละฝ่าย คำนวณจำนวนเครื่องที่ต้องใช้ และระบุฟีเจอร์ที่จำเป็น เช่น การพิมพ์ 2 หน้า, สแกน, ถ่ายเอกสาร

Step 2 — กำหนดสเปกและเปรียบเทียบต้นทุน

เปรียบเทียบต้นทุนการพิมพ์ต่อแผ่น (Cost per Page) ระหว่างยี่ห้อต่าง ๆ คำนวณ Total Cost of Ownership (TCO) รวมค่าเครื่อง + ค่าหมึก/โทนเนอร์ตลอดอายุการใช้งาน

Step 3 — ขอใบเสนอราคาและเอกสารประกอบ

ขอใบเสนอราคาพร้อมเอกสารประกอบ:

ใบเสนอราคาระบุรายละเอียดสเปก
หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคล
ใบอนุญาตจำหน่าย (ถ้ามี)
เงื่อนไขการรับประกัน

Step 4 — ดำเนินการจัดซื้อ

วงเงินไม่เกิน 500,000 บาท สามารถใช้วิธีเฉพาะเจาะจงได้ จัดทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง เสนอหัวหน้าหน่วยงานอนุมัติ

Step 5 — ตรวจรับ ติดตั้ง และส่งมอบ

ตรวจรับเครื่อง ทดสอบการพิมพ์ ติดตั้ง Driver และเชื่อมต่อเครือข่ายสำนักงาน รับใบกำกับภาษีเพื่อเบิกจ่ายงบประมาณ

สิ่งที่ฝ่ายจัดซื้อควรเตรียมก่อนเริ่มโครงการ

รายการ	รายละเอียด
งบประมาณที่ได้รับจัดสรร	ระบุวงเงินชัดเจน เพื่อเลือกวิธีจัดซื้อที่เหมาะสม
สเปกขั้นต่ำ	อ้างอิงเกณฑ์ราคากลาง ICT หรือกำหนดเองตามความต้องการ
จำนวนและสถานที่ติดตั้ง	ระบุจำนวนเครื่อง สถานที่ส่งมอบ และกำหนดส่ง
เงื่อนไขรับประกัน	ระบุระยะเวลารับประกัน เงื่อนไขการซ่อมบำรุง
เอกสารที่ต้องใช้	TOR, ราคากลาง, บันทึกข้อความขออนุมัติ

ทำไมหน่วยงานราชการเลือกใช้บริการ Uniquebig

ประสบการณ์ด้าน B2G/B2B — เข้าใจขั้นตอนจัดซื้อภาครัฐ ออกเอกสารครบถ้วน
ใบเสนอราคาตามสเปก TOR — จัดทำใบเสนอราคาตรงตามรายละเอียดคุณลักษณะที่กำหนด
ออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ — เบิกจ่ายงบประมาณได้ถูกต้อง
รองรับระบบ e-GP — ดำเนินการผ่านระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐได้
บริการหลังการขาย — รับประกันสินค้า ซ่อมบำรุง ดูแลตลอดอายุการใช้งาน

กำลังวางแผนจัดซื้อ IT สำหรับหน่วยงาน?
ทีม Uniquebig พร้อมช่วยจัดทำใบเสนอราคาตามสเปก TOR ออกใบกำกับภาษี รองรับระบบ e-GP ครบทุกขั้นตอน
โทร: 02-922-0291 | Line: @ubcbiz | Email: [email protected]

ตัวอย่างจัดซื้อ IT หน่วยงานราชการ — ขั้นตอนครบจบใน 5 Step