อุปกรณ์เครื่องเขียนสำนักงานที่ควรจัดซื้อ
อุปกรณ์เครื่องเขียน ไม่ว่าจะเป็นกระดาษที่ใช้พิมพ์เอกสาร ปากกาเซ็นเอกสาร ไปจนถึงแฟ้มที่ใช้จัดเก็บสัญญาและหนังสือราชการ การวางแผนจัดซื้ออุปกรณ์เครื่องเขียนอย่างเป็นระบบไม่เพียงช่วยควบคุมงบประมาณ แต่ยังช่วยให้กระบวนการทำงานขององค์กรดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง
คำตอบโดยสรุป
อุปกรณ์เครื่องเขียน ไม่ว่าจะเป็นกระดาษที่ใช้พิมพ์เอกสาร ปากกาเซ็นเอกสาร ไปจนถึงแฟ้มที่ใช้จัดเก็บสัญญาและหนังสือราชการ การวางแผนจัดซื้ออุปกรณ์เครื่องเขียนอย
อุปกรณ์เครื่องเขียน ไม่ว่าจะเป็นกระดาษที่ใช้พิมพ์เอกสาร ปากกาเซ็นเอกสาร ไปจนถึงแฟ้มที่ใช้จัดเก็บสัญญาและหนังสือราชการ การวางแผนจัดซื้ออุปกรณ์เครื่องเขียนอย่างเป็นระบบไม่เพียงช่วยควบคุมงบประมาณ แต่ยังช่วยให้กระบวนการทำงานขององค์กรดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง
บทความนี้รวบรวมอุปกรณ์เครื่องเขียนสำนักงานที่ควรจัดซื้อสำหรับองค์กร หน่วยงานราชการ และธุรกิจ B2B พร้อมข้อมูลสินค้าจาก Unique Business Center ที่สามารถจัดซื้อได้ทั้งแบบปกติและผ่านระบบ e-GP ของรัฐบาล
การจัดซื้อเครื่องเขียนล่วงหน้าแบบเป็นรายไตรมาสหรือรายปี ช่วยให้ได้ราคาที่ดีกว่า สามารถทำใบเสนอราคา (Quotation) เพื่อเปรียบเทียบและอนุมัติได้ตามขั้นตอน รวมถึงรองรับการจัดซื้อผ่านระบบ e-GP (Electronic Government Procurement) ซึ่งเป็นช่องทางหลักสำหรับหน่วยงานราชการไทยในปัจจุบัน
Unique Business Center พร้อมออกใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี และเอกสารประกอบการจัดซื้อ ทุกรูปแบบ รองรับทั้งองค์กรเอกชนและหน่วยงานภาครัฐ
1. ปากกาและดินสอ
ปากกาและดินสอเป็นอุปกรณ์ที่ใช้บ่อยที่สุด การจัดซื้อในปริมาณเหมาะสมและมีคุณภาพตอบโจทย์การใช้งานจึงเป็นเรื่องที่ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ
ปากกาลูกลื่น ทางเลือกที่เหมาะสำหรับการใช้งานทั่วไปในสำนักงาน เนื่องจากทนทาน หมึกไม่รั่วซึม และราคาคุ้มค่าเมื่อซื้อปริมาณมาก นิยมใช้ลงชื่อบนเอกสาร บันทึกข้อความ และการเขียนทั่วไป
ปากกาเคมี 2 หัว เช่น GMM-509 ปากกาเคมี 2 หัว เขียนลื่น ไม่มีกลิ่นระคาย ใช้กับกระดาษ พลาสติก โลหะ และไม้ นิยมใช้ในงานตรวจสอบ ทำเครื่องหมาย และงานคลังสินค้า
สำหรับหน่วยงานที่ต้องใช้กระดานไวท์บอร์ดในห้องประชุม ปากกาไวท์บอร์ดที่เขียนคมชัดและลบออกง่าย เป็นอุปกรณ์สำนักงานที่ควรมีสำรองไว้ในรายการจัดซื้อประจำปี เพื่อให้พร้อมใช้งานสำหรับการประชุม การนำเสนอ และการระดมความคิดเห็นในทุกครั้ง
ดูปากกาและดินสอทุกประเภทที่ uniquebig.com
2. กระดาษ A4
กระดาษ A4 เป็นวัสดุสิ้นเปลืองมากที่สุด โดยเฉพาะองค์กรขนาดกลางที่มีพนักงาน 20–50 คน อาจต้องใช้กระดาษเดือนละ 10–30 รีมหรือมากกว่า การเลือกกระดาษที่มีคุณภาพและน้ำหนักที่เหมาะสมจึงมีผลต่อทั้งคุณภาพงานพิมพ์และต้นทุนในระยะยาว
กระดาษ 70 แกรม เหมาะสำหรับงานพิมพ์ทั่วไป บันทึกภายใน และเอกสารที่ไม่ต้องเก็บถาวรระยะยาว ราคาประหยัดกว่า ประหยัดค่าส่งเมื่อซื้อในปริมาณมาก
กระดาษ 80 แกรม ให้ความหนาและความทึบแสงที่ดีกว่า เหมาะสำหรับเอกสารสำคัญ หนังสือราชการ สัญญา รายงาน และงานนำเสนอที่ต้องการความเป็นมืออาชีพ สีไม่ซึมผ่านหน้ากระดาษ อ่านง่ายทั้งสองด้าน
หน่วยงานราชการและองค์กรที่ต้องจัดทำหนังสือราชการหรือเอกสารสำคัญ ควรเลือกใช้กระดาษ A4 80 แกรม ซึ่งเป็นน้ำหนักกระดาษที่เหมาะกับงานพิมพ์เอกสารทางการทั่วไป ช่วยให้งานเอกสารดูเรียบร้อยและเป็นมาตรฐานมากขึ้น
ดูกระดาษ A4 และวัสดุสิ้นเปลืองที่ uniquebig.com
3. แฟ้มและอุปกรณ์จัดเก็บเอกสาร
การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ คือรากฐานของการบริหารงานที่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะหน่วยงานราชการที่ต้องเก็บเอกสารตามระเบียบสารบรรณ
แฟ้ม 2 รู สำหรับเอกสาร A4 ทั่วไป เช่น หนังสือเวียน คำสั่ง และรายงาน เลือกรุ่นที่มีความแข็งแรงและสันกว้างพอสมควรสำหรับการเก็บเอกสารจำนวนมาก
แฟ้ม D-Ring มีกลไกห่วงแบบ D รับน้ำหนักได้มากกว่าและเปิดอ่านง่ายกว่าแฟ้มห่วงกลม เหมาะสำหรับแฟ้มที่ต้องเปิดบ่อยและมีเอกสารหนา เช่น แฟ้มโครงการ แฟ้มสัญญา และแฟ้มงบประมาณ
แฟ้มสะสมผลงาน แบบใส่ไส้แผ่นพลาสติก ใช้จัดเก็บเอกสารที่ต้องแสดงให้ดูบ่อย เช่น แฟ้มนำเสนองาน แฟ้มประวัติโครงการ และเอกสารประกอบการจัดซื้อ
นอกจากนี้ กล่องใส่เอกสารสามารถจัดเก็บแฟ้มและเอกสารปริมาณมากได้ แต่ต้องแบ่งประเภทกล่องและหมวดหมู่ให้ชัดเจน เพื่อความเป็นระเบียบ และลดเวลาการค้นหา
ดูแฟ้มและอุปกรณ์จัดเก็บเอกสารที่ uniquebig.com
4. เครื่องคิดเลข
แม้ว่าคอมพิวเตอร์และสเปรดชีตจะเข้ามามีบทบาทมากขึ้น แต่เครื่องคิดเลขยังคงเป็นอุปกรณ์ที่ขาดไม่ได้บนโต๊ะทำงานในสำนักงานทุกแห่ง โดยเฉพาะฝ่ายบัญชี ฝ่ายการเงิน และฝ่ายจัดซื้อ
เครื่องคิดเลขแบบตั้งโต๊ะ สำหรับงานที่ต้องคำนวณยาวนาน มีขนาดปุ่มใหญ่ อ่านง่าย และมักมีฟังก์ชันพิเศษสำหรับงานบัญชี เช่น ปุ่ม Tax, GT (Grand Total) และ Cost/Sell/Margin
เครื่องคิดเลขแบบพกพา ขนาดกะทัดรัดสำหรับพนักงานที่ต้องเคลื่อนที่หรือประชุมนอกสถานที่
เครื่องคิดเลขพิมพ์กระดาษ เหมาะสำหรับฝ่ายบัญชีและการเงินที่ต้องการหลักฐานการคำนวณเป็นลายลักษณ์อักษร สามารถพิมพ์รายการยอดได้อย่างต่อเนื่อง
ดูเครื่องคิดเลขทุกรุ่นที่ uniquebig.com
5. อุปกรณ์เสริมสำนักงาน
นอกจากรายการหลักแล้ว ยังมีอุปกรณ์เสริมที่ต้องมีในสำนักงานทุกแห่ง ได้แก่
ลวดเย็บกระดาษและที่เย็บกระดาษ ใช้จัดหมวดหมู่เอกสาร ควรเลือกรุ่นที่รองรับลวดเย็บมาตรฐาน 26/6 หรือ 24/6 และมีความแข็งแรงพอสำหรับงานที่ต้องเย็บเอกสารหนา
กรรไกรและที่ตัดกระดาษ ขนาดและความคมที่เหมาะสมทำให้งานตัดเอกสาร ตัดริบบิ้น และตกแต่งสื่อทำได้อย่างสะอาดตรง
เทปกาวและกาวแท่ง สำหรับติดเอกสาร ซองจดหมาย และงานตกแต่ง ควรมีทั้งเทปแบบใสและแบบกระดาษ
ยางลบและลิควิดแก้ผิด สำหรับแก้ไขข้อความในเอกสารที่เขียนด้วยมือหรือพิมพ์ดีด
ตะกร้าและกล่องใส่เครื่องเขียน ช่วยจัดระเบียบโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ หาอุปกรณ์ได้ง่ายเมื่อต้องการ
สมุดบันทึกและสมุดโทรศัพท์ ยังคงจำเป็นสำหรับการจดบันทึกในการประชุม รับโทรศัพท์ และเก็บข้อมูลสำคัญที่ต้องการเข้าถึงได้เร็วโดยไม่ผ่านคอมพิวเตอร์
เครื่องทำลายเอกสาร ตอบโจทย์หน่วยงานที่ต้องทำลายเอกสารลับ และข้อมูลส่วนบุคคลตามมาตรฐาน PDPA รุ่น Deli-9918 สามารถทำลายได้ครั้งละ 20 แผ่น และรองรับบัตรเครดิต, CD, DVD ด้วย
ดูอุปกรณ์สำนักงานครบชุดที่ uniquebig.com
การจัดซื้อเครื่องเขียนสำหรับองค์กรและราชการ: ใบเสนอราคา / จัดซื้อ / e-GP
องค์กรและหน่วยงานราชการที่ต้องดำเนินการจัดซื้อตามระเบียบ มีสิ่งสำคัญที่ควรทราบดังนี้:
1.) ใบเสนอราคา (Quotation) และกระบวนการจัดซื้อ
การจัดซื้อเครื่องเขียนในองค์กรมักเริ่มจากการขอใบเสนอราคาจากผู้จำหน่ายอย่างน้อย 3 ราย เพื่อเปรียบเทียบราคาตามระเบียบพัสดุ หรือ พ.ร.บ. การจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ Unique Business Center พร้อมออกใบเสนอราคาได้ทันที ทั้งในรูปแบบเอกสารและ PDF สำหรับนำเสนอต่อคณะกรรมการพิจารณา
2.) ระบบ e-GP (Electronic Government Procurement)
ระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมบัญชีกลาง เป็นช่องทางบังคับสำหรับหน่วยงานราชการในการประกาศจัดซื้อจัดจ้าง เครื่องเขียนและวัสดุสำนักงานที่จัดซื้อผ่าน e-GP มักอยู่ในหมวดวัสดุสำนักงาน (Office Supplies) ซึ่งมักใช้วิธีตกลงราคา หรือสืบราคา ตามวงเงินที่กำหนด Unique Business Center เป็นผู้จำหน่ายที่มีประสบการณ์รองรับการจัดซื้อผ่านระบบ e-GP พร้อมจัดทำเอกสารประกอบการจัดซื้อให้ครบถ้วนตามที่ระบบกำหนด
รายการสินค้าที่ควรรวมในการจัดซื้อประจำปี
เพื่อให้การจัดซื้ออุปกรณ์เครื่องเขียนประจำปีครบถ้วนและมีประสิทธิภาพ แนะนำให้รวมรายการต่อไปนี้ในงบประมาณวัสดุสำนักงาน:
กระดาษ A4 80 แกรม (ปริมาณตามจำนวนพนักงานคูณด้วยอัตราการใช้เฉลี่ย)
ปากกาลูกลื่น ปากกาเน้นข้อความ และปากกาไวท์บอร์ด
แฟ้มเอกสารทุกประเภท ไส้แฟ้ม และซองใส่เอกสาร
ลวดเย็บกระดาษ คลิปหนีบกระดาษ และลวดเสียบกระดาษ
กรรไกร ที่ตัดกระดาษ และกาว
สมุดบันทึก สมุดบัญชี และสมุดรับโทรศัพท์
อุปกรณ์ใส่เครื่องเขียน กล่องเอกสาร และตะกร้าอเนกประสงค์
เครื่องเขียนสำนักงานอาจดูเป็นรายการเล็กน้อย แต่การวางแผนจัดซื้ออย่างรอบคอบสะท้อนถึงการบริหารองค์กรที่มีประสิทธิภาพ การรวบรวมความต้องการจากทุกฝ่าย จัดทำรายการจัดซื้อล่วงหน้า และเลือกผู้จำหน่ายที่น่าเชื่อถือ จะช่วยประหยัดทั้งเวลา ลดต้นทุน และดูแลกระบวนการทำงานให้ต่อเนื่อง
Unique Business Center ให้บริการจำหน่ายเครื่องเขียนและอุปกรณ์สำนักงานครบวงจร ตั้งแต่รายการชิ้นเดียวไปจนถึงการจัดซื้อในปริมาณมากสำหรับองค์กร พร้อมออกใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี และเอกสารสนับสนุนการจัดซื้อผ่านระบบ e-GP ก่อตั้งมาตั้งแต่ปี พ.ศ. 2550 ด้วยประสบการณ์กว่า 19 ปีในวงการ IT พร้อมการให้บริการลูกค้าองค์กรและหน่วยงานราชการทั่วประเทศ จึงเข้าใจความต้องการของงานจัดซื้อองค์กรอย่างแท้จริง
บทความที่เกี่ยวข้อง
กล่องเอกสารลวด จัดระเบียบสำนักงาน เพิ่มพื้นที่
สำนักงานที่มีเอกสาร อุปกรณ์เครื่องเขียน และของใช้ประจำโต๊ะจำนวนมาก ควรจัดระเบียบอุปกรณ์ทำงานต่าง ๆ ให้เรียบร้อย เพราะถ้าปล่อยปัญหาเล็กน้อยนี้ไป อาจกระทบต่อการทำงานโดยไม่รู้ตัว เช่น เอกสารวางทับซ้อนกัน ของใช้กระจายเต็มโต๊ะ ค้นหาของไม่เจอ หรือพื้นที่จัดเก็บไม่เพียงพอ ส่งผลกับความไม่สะดวก และเสียเวลามากยิ่งขึ้น
5 รุ่นกล้องวงจรปิดภายนอก สำหรับสำนักงาน
การดูแลความปลอดภัยของสำนักงานไม่ได้จำกัดอยู่แค่พื้นที่ภายในอาคาร เพราะบริเวณโดยรอบสำนักงาน ทางเข้า-ออก ลานจอดรถ ประตูรั้ว หรือพื้นที่จัดเก็บสินค้า ล้วนเป็นจุดที่ควรมีระบบเฝ้าระวัง “กล้องวงจรปิดภายนอก” จึงเป็นอุปกรณ์สำคัญที่ควรตั้งตั้ง เพื่อตรวจสอบความเรียบร้อยและเช็กเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นในพื้นที่
แบรนด์คอมพิวเตอร์ ทนต่องานหนัก ที่องค์กรเลือกใช้
การเลือกคอมพิวเตอร์สำหรับองค์กร ไม่ควรพิจารณาเพียง CPU, RAM หรือความจุ SSD เท่านั้น เพราะคอมพิวเตอร์สำนักงานต้องรองรับการใช้งานต่อเนื่องทุกวัน และบางตำแหน่งอาจต้องพกพาไปประชุม เดินทาง หรือนำไปใช้งานนอกสถานที่