รู้ก่อนซื้อ! เครื่องพิมพ์แบบไหนเหมาะกับแต่ละแผนก
ในสำนักงานแต่ละแห่ง มีแผนกงานหลากหลาย เช่น ฝ่ายบัญชี, ฝ่ายทรัพยากรบุคคล, ฝ่ายการตลาด หรือฝ่าย IT ซึ่งมีความต้องการพิมพ์เอกสารในปริมาณมากน้อยแตกต่างกัน ดังนั้น การเลือกเครื่องพิมพ์สำหรับสำนักงาน นอกจากพิจารณาความเร็วหรือราคาของเครื่องแล้ว ควรดูว่าเครื่องพิมพ์นั้นมีคุณสมบัติตอบโจทย์ลักษณะงานของแต่ละแผนกหรือไม่
คำตอบโดยสรุป
ในสำนักงานแต่ละแห่ง มีแผนกงานหลากหลาย เช่น ฝ่ายบัญชี, ฝ่ายทรัพยากรบุคคล, ฝ่ายการตลาด หรือฝ่าย IT ซึ่งมีความต้องการพิมพ์เอกสารในปริมาณมากน้อยแตกต่างกัน ดังน
ในสำนักงานแต่ละแห่ง มีแผนกงานหลากหลาย เช่น ฝ่ายบัญชี, ฝ่ายทรัพยากรบุคคล, ฝ่ายการตลาด หรือฝ่าย IT ซึ่งมีความต้องการพิมพ์เอกสารในปริมาณมากน้อยแตกต่างกัน ดังนั้น การเลือกเครื่องพิมพ์สำหรับสำนักงาน นอกจากพิจารณาความเร็วหรือราคาของเครื่องแล้ว ควรดูว่าเครื่องพิมพ์นั้นมีคุณสมบัติตอบโจทย์ลักษณะงานของแต่ละแผนกหรือไม่
อย่างแบรนด์ Brother, Canon, Epson และ Pantum มีเครื่องพิมพ์ให้เลือกหลายประเภท ทั้ง Ink Tank, Inkjet และ Laser รวมถึงเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันที่รองรับ Print, Scan, Copy และ Fax (ในบางรุ่น) จึงควรศึกษาความเหมาะสมในการใช้งาน เพื่อให้เกิดประโยชน์และคุ้มค่ามากที่สุด
ก่อนเลือกเครื่องพิมพ์ ต้องดูอะไรบ้าง?
ก่อนตัดสินใจซื้อเครื่องพิมพ์สำหรับองค์กร ควรเริ่มจากการสำรวจลักษณะงานของแต่ละแผนก เช่น
พิมพ์เอกสารประมาณกี่หน้าต่อเดือน
เน้นเอกสารขาวดำหรือสี
ต้องสแกนหรือถ่ายสำเนาเอกสารหรือไม่
ต้องพิมพ์เอกสารสองหน้าหรือไม่
มีผู้ใช้งานหลายคนหรือไม่
ต้องเชื่อมต่อผ่าน LAN หรือ Wi-Fi หรือไม่
ต้องพิมพ์เอกสารที่มีข้อมูลสำคัญหรือข้อมูลส่วนบุคคลหรือไม่
ต้องรองรับกระดาษหลายขนาดหรือไม่
เมื่อทราบลักษณะงานแล้ว จึงค่อยเลือกประเภทและฟังก์ชันของเครื่องพิมพ์ให้เหมาะสม
Brother – ครบเครื่องสำหรับงานเอกสารสำนักงาน
Brother มีเครื่องพิมพ์หลายประเภท ทั้ง Ink Tank, Inkjet และ Laser รวมถึงเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันที่รวม Print, Scan, Copy และ Fax ไว้ในเครื่องเดียว จึงรองรับงานเอกสารครอบคลุม
ตัวอย่างเช่น Brother MFC-T920DW เป็นเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันระบบ Ink Tank ที่สามารถพิมพ์ สแกน ถ่ายเอกสาร และแฟกซ์ พร้อมระบบพิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ ADF, USB และ Wi-Fi เหมาะกับองค์กรที่ต้องการเครื่องพิมพ์สีสำหรับงานเอกสารและต้องการควบคุมต้นทุนการพิมพ์
หากเป็นงานเอกสารขาวดำ Brother ก็มีรุ่นอย่าง DCP-L2640DW ซึ่งเป็นเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน Laser รองรับ Print, Copy และ Scan พร้อมพิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ ADF และการเชื่อมต่อ Wi-Fi เหมาะกับแผนกที่ต้องพิมพ์เอกสารเป็นประจำและต้องจัดการเอกสารหลายหน้า
ส่วนองค์กรที่ต้องการเครื่องพิมพ์สีระดับ Workgroup สามารถพิจารณา Brother MFC-L8900CDW ซึ่งรองรับ Print, Copy, Scan และ Fax พร้อม Duplex, ADF, สแกนสองหน้า และการเชื่อมต่อ USB, Ethernet และ Wi-Fi ตอบโจทย์สำนักงานที่มีปริมาณงานพิมพ์สีค่อนข้างมาก
เหมาะกับแผนก: บัญชี, HR, ธุรการ, จัดซื้อ และสำนักงานที่ต้องการเครื่องมัลติฟังก์ชันสำหรับงานเอกสารครบทุกประเภท
Epson – เน้นระบบ Ink Tank และงานพิมพ์สำนักงาน
Epson มีเครื่องพิมพ์หลากหลายกลุ่ม โดยเฉพาะระบบ EcoTank ที่ใช้ถังหมึกแทนตลับหมึก ตัวอย่างเช่น Epson EcoTank L3256 เป็นเครื่องพิมพ์แบบ All-in-One รองรับการ Print, Copy และ Scan พร้อมการเชื่อมต่อผ่าน USB, Wi-Fi และ Wi-Fi Direct รวมถึงรองรับการสั่งพิมพ์และจัดการงานผ่านแอปพลิเคชันและบริการของ Epson เช่น Epson iPrint และ Epson Smart Panel
สำหรับองค์กรที่มีปริมาณงานพิมพ์สูง Epson ยังมีเครื่องพิมพ์ในกลุ่ม WorkForce และ WorkForce Enterprise ซึ่งออกแบบมาสำหรับการใช้งานทางธุรกิจและการจัดการเอกสารในองค์กร โดยคุณสมบัติด้านความเร็ว ฟังก์ชัน และปริมาณงานที่รองรับจะแตกต่างกันไปตามแต่ละรุ่น
เหมาะกับแผนก: ธุรการ, HR, บัญชี, การตลาด และสำนักงานที่ต้องการเครื่องพิมพ์สีระบบ Ink Tank สำหรับงานประจำวัน
Pantum – เด่นด้านเครื่องพิมพ์ Laser สำหรับงานเอกสาร
Pantum มีจุดเด่นในกลุ่มเครื่องพิมพ์ Laser โดยเฉพาะรุ่นที่ออกแบบมาสำหรับสำนักงานและองค์กร จึงเหมาะกับแผนกที่เน้นการพิมพ์เอกสารจำนวนมากและต้องการความรวดเร็วในการทำงาน
ตัวอย่างเช่น Pantum P3500DN เป็นเครื่องพิมพ์ Laser ขาวดำที่ออกแบบมาสำหรับองค์กรและหน่วยงาน รองรับการใช้งานผ่านเครือข่าย และเหมาะกับงานพิมพ์เอกสารปริมาณมาก
เมื่อสำนักงานต้องการทั้งพิมพ์สีและฟังก์ชันมัลติฟังก์ชัน สามารถพิจารณา Pantum CM2200FDW ซึ่งเป็นเครื่องพิมพ์ Color Laser Multifunction รองรับการพิมพ์ผ่าน LAN/Wi-Fi และรวมฟังก์ชันสำหรับงานสำนักงานไว้ในเครื่องเดียว นอกจากนี้ยังมี Pantum M7105DW ซึ่งเป็นเครื่องพิมพ์ Laser แบบมัลติฟังก์ชันสำหรับองค์กร รองรับการเชื่อมต่อ LAN/Wi-Fi สามารถใช้งานร่วมกันได้ภายในองค์กร
เหมาะกับแผนก: บัญชี, จัดซื้อ, ธุรการ, ฝ่ายเอกสาร และฝ่าย IT ที่ต้องการเครื่องพิมพ์ Laser สำหรับใช้งานผ่านระบบเครือข่าย
FUJIFILM & FUJIXEROX
FUJIFILM & FUJIXEROX มีเครื่องพิมพ์ตอบโจทย์งานพิมพ์หลายรูปแบบ โดยเน้นการพิมพ์เอกสารที่ต้องการความรวดเร็วและรองรับการใช้งานในองค์กร
ตัวอย่างสินค้า เช่น ApeosPort Print 3410SD และ DOCUPRINT 3505d เป็นเครื่องพิมพ์เลเซอร์สำหรับงานเอกสาร ส่วน Apeos C325z เป็นเครื่องพิมพ์เลเซอร์สีที่เหมาะกับสำนักงานที่ต้องการพิมพ์เอกสารทั่วไปและเอกสารสี
จุดเด่นของกลุ่มผลิตภัณฑ์นี้ เหมาะกับองค์กรที่ต้องการเครื่องพิมพ์สำหรับงานเอกสารประจำวัน งานพิมพ์ปริมาณมาก และการใช้งานภายในสำนักงาน โดยควรเลือกรุ่นที่ตรงกับปริมาณงานและฟังก์ชันที่แต่ละแผนกต้องการ
เหมาะกับแผนก: ธุรการ, บัญชี, การเงิน, HR, ฝ่ายขาย และสำนักงานที่มีงานพิมพ์เอกสารเป็นประจำ
เลือกเครื่องพิมพ์ตาม “ลักษณะงาน”
งานเอกสารทั่วไป → เครื่องพิมพ์ All-in-One สำหรับ Print, Copy, Scan
งานพิมพ์จำนวนมาก → เครื่องพิมพ์ Laser เน้นความเร็วและการใช้งานต่อเนื่อง
งานพิมพ์สี → Ink Tank สำหรับงานสีเป็นประจำ หรือ Color Laser สำหรับงานสีปริมาณมาก
งานสแกนเอกสารจำนวนมาก → Document Scanner ที่มี ADF และรองรับสแกนสองหน้า
งานที่ใช้กระดาษหลายขนาด → เลือกรุ่นที่รองรับ A4, A3 หรือขนาดกระดาษที่ต้องใช้
ใช้งานร่วมกันหลายคน → เครื่องพิมพ์ที่รองรับ LAN หรือ Wi-Fi
เอกสารสำคัญ → เลือกรุ่นที่มีระบบรักษาความปลอดภัยและกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน
ดังนั้น ก่อนตัดสินใจซื้อเครื่องพิมพ์สำหรับองค์กร ควรเริ่มจากการสำรวจว่า แต่ละแผนกพิมพ์อะไร พิมพ์มากแค่ไหน ต้องใช้สีหรือไม่ ต้องสแกนหรือไม่ และมีผู้ใช้งานกี่คน จากนั้นจึงเลือกรุ่นที่มีคุณสมบัติตรงกับลักษณะงาน เพราะเครื่องพิมพ์ที่เหมาะสม ไม่จำเป็นต้องเป็นเครื่องที่มีฟังก์ชันมากที่สุด แต่ควรเป็นเครื่องที่ตอบโจทย์งานของแผนกนั้นได้พอดี เพื่อลดขั้นตอนการทำงาน และควบคุมต้นทุนการพิมพ์ได้ในระยะยาว
บทความที่เกี่ยวข้อง
รวมอุปกรณ์ Storage ลดความเสี่ยงข้อมูลสูญหาย
ฐานข้อมูลลูกค้า รายงานทางการเงิน ข้อมูลบุคลากร หรือเอกสารราชการ มีความสำคัญต่อองค์กรอย่างมาก กรณีที่ข้อมูลสำคัญสูญหาย เสียหาย หรือไม่สามารถกู้คืนได้ ย่อมส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานและสร้างต้นทุนที่สูงกว่าค่าอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลหลายเท่า
TP-Link เชื่อมต่อไฟเบอร์ระยะไกล รองรับเครือข่าย 1Gbps ถึง 100Gbps
สำหรับองค์กรที่มีหลายชั้น หลายอาคาร หลายสาขา หรือมีระบบ Server และ Network ที่ต้องรับ-ส่งข้อมูลจำนวนมาก การเลือกใช้งาน “ไฟเบอร์ออฟติก (Fiber Optic)” ช่วยให้สามารถเชื่อมต่อเครือข่ายในระยะทางที่เหมาะสม พร้อมรองรับความเร็วการรับ-ส่งข้อมูลที่หลากหลาย
Unique Business Center ศูนย์รวมอุปกรณ์สำนักงานและ IT กว่า 70 แบรนด์ชั้นนำ
“อุปกรณ์สำนักงานและ IT” เป็นส่วนสำคัญที่ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล อุปกรณ์เครือข่าย จนกระทั่งอุปกรณ์สำนักงานที่จำเป็นในแต่ละวัน Unique Business Center มุ่งมั่นเป็นมากกว่าร้านจำหน่ายสินค้า ด้วยการเป็นศูนย์รวมอุปกรณ์สำนักงานและ IT สำหรับหน่วยงานราชการ องค์กร และตัวแทนจำหน่าย พร้อมบริการด้านการจัดซื้อที่ครบวงจรและตอบโจทย์ความต้องการของแต่ละองค์กร